矢倉税理士事務所

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チャットワーク(ChatWork)

ビジネスが加速するクラウド会議室

相続税対策の薦め お客様と会計事務所のやり取りは直接訪問以外には様々なツールがあります。
一般的には電話、郵送、FAX、メールが今まで主流だったと思いますが当事務所では今年からチャットワークというものを活用しています。
チャットワークとはChatWork株式会社が開発したインターネット上で利用する、ビジネスに特化したコミュニケーションツールです。
分かりやすく言うとLINEのビジネス版みたいなものです。
インターネットの環境があればパソコンからでもスマホからでも誰でも無料で利用することができます。

快適なワークスタイルを実現するツールチャットワーク(ChatWork)公式サイトはこちらから
チャットワーク(ChatWork)

チャットワークを使うメリット

 チャットワークを使うメリットですが、一言で言えば便利です。
 まず電話と比べてですが、私もお客様から様々な質問を電話で受けるのですが、お客様への訪問などで事務所に不在が多く、携帯にかけて頂いても移動中や打ち合わせ中だったりで、出られないこともよくあります。簡単な質問ならチャットワークで質問してもらえれば、電車の中や休憩中に返信することが出来ます。
逆にこちらからお客様に電話するときも同様、お客様が大事な商談中だったりすることもありますが、チャットで連絡しておけば、しばらくして返信して頂けます。
郵送と比べてですが、原本が必要なものは郵送で送って頂きますが、ちょっとした領収書を確認したいとか、車輌や不動産など固定資産の明細を確認したいときなど、わざわざ送って頂かなくてもスマホで撮影してそれを添付してもらうだけで完了です。これはFAXで送って頂くよりも簡単です。
 そして、今まで上げた事例はメールでも出来るのでは?と思われるかも知れませんが、メールよりも断然便利です。

グループチャット

 私が個人的に特に便利だと思えるのはグループチャットです。
 つまり、会社社長、経理担当、税理士、事務所担当者などで一つのグループを組むことにより担当者同士でどんなやり取りしているのか一目瞭然で把握出来ます。
これはメールではここまで出来ません。
また、メールでは送信する物の容量によっては送信がうまく行かないケースがありますが、チャットならその心配はありません。もう宅ファイル便で送る必要はありません。
 セキュリティ面も全ての送受信は暗号化されているため、外部に情報が漏れにくくなっており優れています。
まず迷惑メールの心配がありません。

 同じようなツールでLINEやFacebookがありますが、これらは元々友人同士など個人と個人とのコミュニケーションツールであるためビジネス向きではありませんし、これらをビジネスで使っていては公私が混同してしまいプライベートな情報まで取引先にさらけだしてしまうというのもあまり良くないと思われます。

 これらの機能が基本的に無料で利用出来ますので、当事務所ではお客様に出来るだけお勧めして登録して頂いています。
 まだまだ、当事務所も完全に活用しているとは言い難いのですが、これからもっといろんな機能を用いて、お客様と当事務所とのやり取りだけでなく、お客様が取引先や社内でのやり取りで利用したい場合に当事務所からアドバイスを出来る位になりたいと思っています。

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